函的写法

常用公文及函的写法

本章包括两个方面的公文，一是法定公文中平行文即函的写法。“函”是公文中唯一的一个平行文。有人认为，把“函”说成是唯一的平行文不妥，因为除“函”以外，“意见”不也可以平行吗？关于这个问题，我们应有一个完整的认识。虽然“意见”也可平行，但它还可以用于上行或下行，其本质属于中性行文。“函”虽然有时也有行文方向的变通，但它的本质是平行。二是党政法定文种以外的一些常用公文的写法。这方面的文种主要有“计划类公文”、“总结类公文”、“讲话类公文”及“调查类公文”等。这些文种虽不是党政机关的主要或正式文种，但使用之多，写作难度之大都是许多法定文种无法相比的。因此，本章将结合作者多年从事公文工作实践的酸甜苦辣，对一些常用公文文种的写作方法和技巧作些介绍。

—函

（一）文种特征

在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关两大公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。

从内容作用上看，包括：

0申请函。

申请函，即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。

O商洽函。

商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。

O询问函。

询问函。上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。 O答复函。

答复函，上级答复下级询问、平级相互答复事项及审批答复函时使用的函。 O告知函。

告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。

“函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的（党的机关文件还可以在发文机关名称后面加括号标注“函”的文种名称）。，因此，不能把机关日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）与“函”混为一谈，信函不是正文公文。

“函”在建国前就被广泛使用，早在1940年和1942年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大，“函”在公务活动中的作用必将越来越大。

（二）结构与写法

“函”的内容结构一般由以下几个部分组成： 1．标题。基本上由“三要素”构成，即“制文机关”、“事由”与“文种”，如《中国科学院××研究所关于商洽建立全面协作关系的函》、《××市人民政府办公室关于清缴各类机密文件的函》、《××市第一变压器厂关于请归还贵厂劳动服务公司开办费借款的函》及《国务院办公厅关于宁夏回族自治区农村税费改革试点方案的复函》（2002年6月8日，国办函【2002】57号)。

2，正文。一般是由两个层次组成：

一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”的内容，“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因”，“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如“我局所属××区食品公司，担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及市政府关于实行一条龙经营的方针，区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张，只交了业务，未移交房屋，猪、、禽、蛋收购无地方。”这是××市第二商业局写给市规划局《关于××区食品公司建立食品购销站征用土地的函》的第一层次内容。

“你厂于2004年1月，从我厂借去资金11万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内偿还”。这是2005年1月10日××市第一变压器厂写给市第七变压器厂催还借款的第一层内容。

“你市关于上报（青海省农村牧区税费改革试点工作实施方案）的请示》（青政[2002]27号）收悉。经国务院领导同意，现函复如下：”这是国务院办公厅于2002年6月8日主送给青海省人民政府的一份“函代批复”的开端。再如国务院办公厅于2002年10月22日以国办函【2002】83号文件主送给海关总署《关于海关总署走私犯罪侦查机构职能调整和更名的复函》，开头部分也是先引来文的标题与文号： “你们《关于薪形势下海关缉私警察承担各项打私任务的请示》（署厅发[ 2002]160号）收悉。经党中央、国务院领导同志同意，现函复如下：”二是申请、商洽、回复的具体事项。以前述的那份“申请函”为例，它的第二层次是：“为了支持生产，方便收购，拟在x辛店和×苑各建购销站一处，每处征地两亩，共需征地四亩，拟请贵局协助选址和办理征地手续”。前述的那份“催款函”的第二层次内容是：“目前，正在编制2004年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂。”

3.结尾。属于申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否。请审批”、“同意否，望请复函”等；答复函一般可写作“特此复函”。

（三）写作要点提示

1.叙事清楚，说理有节。

“公函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。 欲要对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。如果这两点做不到，对方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鸣，他就不能千方百计地帮助你解决问题。而要做到上述两点：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要??”，“你们不要??”，“否则，由此引起的一切后果由你方承担全部责任”；及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒暄、过分感激的语体；三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。

2．入木蔓分，用语平和。

当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，也要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高”，这是由“函”文种的性质所决定的。例如{1947年1月20日中共中央革命军事委员会为《皖南事变发表的命令和谈华》，（《毛泽东选集》第二卷）与《共产党第七参政员为重申不能出席本届会议理由复参政会函》（1941年3月8日，《中共中央文件选集》第13卷），同属针对“皖南事变”的，但由于文种形式不同，其语气却大相径庭，前者语气十分强劲、激烈。后者措辞虽也激烈。但又十分讲究尺度，有理有节。这就更使我们领略到“函”的写作用语特色。

3.短小精悍，注意技法。

“短小精悍”是指写函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；“注意技法”是

指公函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征。采用不同的写法。比如，以答复函为例，假若属于肯定性的开头就可以将答复的内容提出，后面再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也能促进单位之间的密切合作关系。假若属于否定性的，开头就不宜将否定的内容提出，而应是先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。

4．不能将“函”遗忘。

“函”不仅在革命战争时期被广泛使用，而且在当前也是党政公文中一个十分活跃的文种。因为平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项也要用“函”。上级与下级相互询问事宜或上级答复下级也可以使用“函”，从这三点足以说明“函”的使用频率是多么高。但是实际情况恰恰相反，在上述两方面的情况中，一些单位往往不用“函”，而用通知、请示与批复，从而使“函”处于“被公文遗忘的角落”。为了保证党和国家公文法规的贯彻落实，切实促进机关工作的科学化程度，我们应当把“函”从被通知、请示与批复的“淹没”下解救出来，恢复它在公文处理中应有的地位与作用。

5．要准确理解“函代批复”。

对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”来行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”里的“代”字，万万不可当作“代替”来理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。

二总结

（一）文种特征

“总结”虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式、主要文种，但它的使用频率之高却是正式、主要文种中许多文体无法相比的，它的使用频率不亚于“通知”、“报告”与“请示”。

“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的一个文种。“总结是实践的本质概括”，“总结就是提高”，“向后看是为了向前干”，这些论断揭示出了总结文种的真谛。

1．“总结”与“计划”是一前一后，相辅相成的一对文种。

今年的“总结”是对去年“计划”的检验，因此，写“总结”时必须以去年的“计划”做前提，今年的“总结”势必又成为制订明年“计划”的基础 2．“总结”不同于“报告”。 总结不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。与一般的工作报告相比，理性的成分浓了，规律性的东西多了．对问题的认识趋向立体化。

一般的工作报告在表述方式上大量使用叙述，其中情况、实例的表述占绝大部分，只在篇、部分、段落的开头处提纲挈领地使用一些议论性文字。而“总结”则不然，其对事实、情况的直接叙述只占较少部分，而且是概括性的，较多使用的是议论和说明性文字。

一般的工作报告，(转 载于:wWw.zW2.cn 爱作文 网:函的写法)无论是专题性的还是综合性的，其行文的方向都是上行文，而“总结”不但要上报，而且要下发，它属于中性行文。

3．“总结”可以从不同角度进行分类。

从内容上看，有专题性和综合性的工作总结两种。

从结构形式上看，又包括以下五种：

(1)“三大块”式。这是综合性工作总结极其普遍而又常见的一种基本形态。它通常由三大部分即“三大块”内容组成，包括“基本情况概述”——“主要做法”（或称“主要经验”，或称“主要经验和做法”，或称“经验与体会”，或称“经验与教训”等）——“问题

及今后打算”（或称“今后打算”）。在文字详略上表现为“两头小中间大”，即“凤头——猪肚——豹尾”。

(2)“因果倒置”式。这是专题性工作总结极其普遍的一种结构形态。它将经验、体会置于重心部位，通常在开头部分先讲这一专门工作所取得的成绩，这就是“果”，随后分条列项地表述这一成果取得的原因，也就是经验、体会，这是“因”，先“果”后“因”，形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题，通常是置于结尾部分，通过三言两语，一带而过，属于表态性的。

(3)“条款并列”式。即把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起，归纳成若干条条，逐一加以叙述、议说，不采取大问题套小问题的方法，而每个问题都具有相对的独立性。

(4)“正反对比”式。即把情况特别是经验与教训融和在一起，归纳成几个大的问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙述和议说。

(5)“层层递进”式。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常是先写一个非常简明的开头，说明开展某一工作或活动的原委、背景，然后在主体部分，按照这一工作进行的过程，从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级，分作几个层次逐一加以说明。步步深入、顺理成章。

（二）结构与写法

总结的内容结构一般由以下几部分组成： 1．标题。综合性工作总结的标题，基本是由“制文机关”、“时间概念”与“文种”组成，例如《中共××乡委--O O七年工作总结》、《天津新港船厂二OO七年生产总结》等；专题性工作总结的标题，大都是由“制文机关”、“事由”（即专题事项内容）及“文种”组成，例如《××省救灾协调小组关于一年来抗灾救灾工作的总结》、《××县行政机关工作人员目标管理考核工作总结》。

2．正文。主要有三种写法：

一是“层层递进式”的结构形式。例如××省救灾协调小组于2008年1月15日写给省政府的《关于我省2007年抗灾救灾的工作总结》，开头先讲明这项工作的背景及总体评估：“去年，我省自然灾害严重发生。在省委、省政府领导下，灾区各级政府组织广大干部、群众奋起抗灾救灾，普遍开展生产自救，积极恢复生产，将灾害损失降到了最低程度。各级救灾协调小组做了大量有效的工作。全省救灾协调工作取得较大成绩。由于各方面的努力，目前灾区群众生活得到妥善安排，经济恢复较快”。然后，分作三个层次，从救灾到如何抗灾救灾，再讲今后的想法：“一、受灾基本情况??（省略）二、抗灾救灾情况??（省略）

三、今后抗灾救灾的打算和建议??（省略）”全文逻辑严密，顺理成章，形成一个完善的整体。

二是“条款并列式”的结构形式。例如毛泽东同志于1946年10月1日所写的《三个月总结》（详见（毛泽东选集）第四卷1205—1210页），全面深刻地总结了1946年7月全国大规模内战爆发以来三个月战争的基本情况和一系列极其宝贵的经验教训，进而提出了今后一个时期的作战任务以及为实现任务而采取的正确战略战术和作战方针。

三个层次．从总结战绩人手，分析形势、提出任务、明确方针、交代方法，最后落实到思想保证，一环套一环，一扣紧一扣，层层递进，逻辑严密。而且，在表述方法上，边叙述边说明，叙中有议、议中有说、有理有据、理据结合。从而把多方面的问题、多类型的矛盾、多层次的内容有机地组合在一起，这是毛泽东同志的雄才伟略以及高超的写作艺术在公文写作中的展观。我们理应从中加深学习理解，从中获得有益的启迪，吸吮丰富的营养，从而把我们的工作总结写得更有科学性，更加切合实际。

三是“正反对比”的结构形式。例如《八路军抗战两年来的经验教训》是朱德同志于1939年7月7日所写的一篇工作总结（详见《朱德选集》），生动地总结了“七·七”事变

以来八路军抗战的一系列经验教训，为我军如何进一步提高战略战术，争取全国战略主动指明了方向。在今天，这份总结不仅成为我们研究我军军事思想的重要文献，而且对于我们如何写好总结也具有极其深刻的启迪意义。

（三）写作要点提示

1．找出规律，突出重点。

总结的目的，在于立足当前、面向未来，以便对今后工作的认识更加明确、行动更加自觉、步伐更加稳健有力。为此，就必须通过总结找出工作中带有规律性的东西，即能够揭示事物本质、内在联系和指导价值的东西。所以，写“总结”应切忌“流水账”。所谓“流水账”，即不分主次，不讲轻重，事无巨细，面面俱到，眉毛胡子一把抓，西瓜芝麻一起端。克服这种现象的唯一办法就是突出重点。所谓“重点”，是指事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。具体地说，就是把工作中的基本经验、主要做法，贯彻党的方针政策上的成功之处，指导工作开展的得力之法，推动事业顺利进行的关键所在等方面的内容，运用精当恰切的语言总结提炼出来。只有这样的“总结”，才是积累智慧的“宝库”，达到认识彼岸的“桥梁”。那种“千年模样一个样”的“通用总结”（即每到年底，把上一年的“总结”找出来，改改时间，换换数字，在开头部分增加点新的提法，以此应付上级机关）理应加以杜绝。

2．“功夫下在平时”。

写“总结”最根本的一条原则性要求就是要丰富地占有材料，“巧妇难为无米之炊”。要想解决这个问题，只靠写“总结”时才去现翻材料、现给下级打电话要数字、要例子是不行的，而是要把材料积累的功夫真正下到平时，其中最关键的一点是要“吃透两头”。比如对党和国家在方针、政策上一些重大的、最新的提法；上级组织或部门就有关本部门、本系统工作所提出的一些新要求；本机关每一位领导同志在有关工作上的一些新的意图、见解、评论、想法，特别是他们走着口着、随时随地随口而出的一些零零碎碎的想法、看法，一定要记在心中。以上这些是“上头”；还要注意掌握8下头”，主要是指机关内部及下面基层单位出现的工作新动向、新苗头，以及典型人、典型事，特别是群众中出现的对工作精神的见解、评价及含义深刻的“火花”式的语言。积累的方法是处处留心，看到就摘、听到就记，越记越丰富，越记越熟悉。既有一上情，又有下情，这“情”就是撰写总结的养料，有了丰富的养料，在总结写作过程中就会“如虎添翼”，就会随手拈来，轻车熟路。否则，临起草“总结”时现抱“佛脚”，“先搭架子后填肉”，这样临时拼凑、填充起来的“总结”势必言之无物，空话连篇。

3.“磨刀不误砍柴功”。

当我们正式接受撰写“总结”的任务之后，不可急于求成，立刻铺纸操笔，匆忙动手。而应在占有大量材料的基础上，认真分析研究，进行思维加工，将零散的、感性的材料，通过归纳、分析，使其上升到系统、理性的高度，明确结论、确立观点。然后列出一个提纲，做个书面“设计”。待上述准备完结后，再下笔进行写作。从时间上看，好像这样占去了不少时间，不太划算，不如接到任务后马上动笔来得快，其实不然。前者由于经过较为充分的思考，观点确立准、材料选得精、结构思路清，这样写出来的“总结”一般不会出现较大的返=【：；而后者由于属于匆忙上阵，缺乏充分思考，不但写起来“缺胳膊少腿”，而且由于“怀胎”月份不够是个“早产儿”，所以常会出现大返工，甚至被领导推倒重来，事倍功半，反倒耽误了时间。所以说“七分想，三分写”是快速成文的一条经验。俗话说的好：“磨刀不误砍柴功”。

4.不要“十步九回头”。

当按照提纲正式动笔写作时，一开始不要过多考虑文字的技巧。俗语讲得好：“抛砖引玉”、“难能可贵的第一稿”，是很有道理的。要以“小卒子过河直攻向前”的精神，跑步向前把初稿铺就出来。这也就如同盖大楼一样，先把四框垒起来，而后在精雕细琢。俗话讲“有

函的写法

函的一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款与时间。

标题 函的标题是全要素标题，即包括发文单位、事由及文种。其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括。

正文 函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”特此函达等。“事项”部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简单扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成；如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。

复函正文的一般结构是：先引述来函，可引来函的文件名称、发文字号、主要内容。如“贵厂×字×号文悉”这样的格式，也可以直接写“电悉”“函悉”，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。

复函的结尾一般可写上“此复”“特此函复”等话语。在复函中要针对来函中提出的问题予以答复：同意或不同意，同意将怎么办；不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等。文中用语应言简意赅。

落款与日期 函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。

函

函是一种在同级机关之间、不相隶属机关之间经常使用的公文，主要适用于相互商洽工作、询问和答复问题。向没有隶属关系的业务主管机关请求批准某一事项时也用函，不用请示，例如某单位向某高校请求代培技术人员，应向该高校发函联系。由于上下级机关之间也可以就某些具体的事项用函来联络沟通、咨询答复，所以函在实际工作中其实是一种不受严格的行文关系限制的文种。

函有公函和便函之分。公函涉及的事项一般都是比较重要的，所以行文郑重，多采用正式公文格式发函。便函用于一般事务，如同日常写信，格式简便，用带抬头的信笺纸、落款处加盖公章就可以了。

函有去函和复函之别，这是从行文方向上来看的。如果根据行文宗旨，也可以将函分为商洽函(联系工作、商洽合作)、询问函(咨询问题)、答复函(答复询问)、请批函(请求批准某个事项)、通报函(通报情况、告晓事项，类似周知性通知)、邀请函(邀请参加会议或活动等)等。

函的正文分三个层次，一是发函原因，即因何事致函。如果是答复函，答复公函时通常采取引用来函发文字号或发函日期来代指对方来函主题的写法，比如“你单位XX[XXXX]X 号函悉”、“贵单位XXXX年X月X日来函收悉”。二是具体事项，内容较多时可以分条列项陈述，答复函则应根据对方来函内容逐一答复清楚。三是结束语。

去函的结束语常用“特此函达”、“盼复”、“专次致函，见复为荷”等；复函的结束语常用“特此函复”、“此复”等。便函还可以用“此致 敬礼”结束，但公函不用这种表示方法