应收账款全生命周期管理信息化建设
赵彦春 王静（中汽数据（天津）有限公司）
在激烈的市场竞争中，为扩大市场占有率，实现更高的营业收入，赊销交易逐渐成为很多企业常用的销售模式。大数据和人工智能技术的逐渐成熟，能够支持企业实现财务管理信息化转型，有效识别应收账款过高的潜在风险，并及时作出防范。
随着信息化技术的不断发展与广泛应用，企业信息化建设水平突飞猛进。企业信息化系统建设，取决于信息技术的发展，同时也依赖于企业的自身水平。根据企业发展水平的不同，可将企业的信息化程度分为三类：（1）原始手工操作作业较多，无线上申请审批流程，无信息化系统或信息化程度较低；
（2）基本覆盖业务范围，可支撑业务发展，信息化程度较高，但由于系统间缺乏数据共享，导致数据孤岛现象严重，不支持智能决策支持；
（3）实现业财一体化，信息共享程度高。
建立与业务发展配套的信息化系统是当前信息化建设的主要方向。目前，对于应收账款的管控，无系统支持，或者对于已实施系统但无应收账款管理模块，将导致应收账款管控较为被动，且对于应收账款的数据分析无基础数据支持。首先，要建立应收账款管控流程，提供关键数据获取途径，如应收账款产生时间、预计回款时间，并确定消息推送机制，上传催款佐证等。同时，搭建应收账款管理信息化平台，或在多个系统间完成关键数据的共享，继而实现应收账款的信息化支持，助力完成应收账款的有效管控。文章主要借助协同管理系统，完成应收账款全生命周期信息化建设。
（一）内控体系不健全，应收账款管理制度缺失
一些企业内控管理体系不够健全，同时缺乏完善的应收账款管理办法。这是因为，企业内部尤其是领导层，缺少对应收账款管理的关注，没有意识到其重要性及严重性，将提高销售业绩放在工作首位，忽视了对销售带来的应收账款的有效管控。其次，缺乏制度的强力支撑，对于一些关键的内控流程设计欠缺考虑，存在很大的风险隐患。同时，因为缺乏制度支撑，职责分配不明确，导致应收账款回款不及时、催收不力，应收账款居高不下。最后，管理制度的缺失，导致对企业各部门缺乏约束力，在销售产品和签订合同时，对客户的信用状况、偿付能力等关键因素考虑不周，无法有效筛选客户，带来后续应收账款回款困难等问题。
（二）部门间缺乏合作意识，难以发挥协同效应
应收账款管理与财务、市场和业务部门的工作紧密联系，但在实际工作中，部门职责划分不明确，导致市场人员、业务人员和财务人员之间缺乏合作意识，责任感不强，各行其是，难以形成合力，无法实现协同效果。
（三）缺乏有效的应收账款回款奖惩激励机制
企业往往以利润指标作为人员绩效考核的依据，忽视了应收账款回收情况对企业真实利益的影响。企业对应收账款回款没有采取针对性的人员奖惩激励措施，导致业务人员一味追求高销售收入来获得个人业绩奖励，几乎不考虑客户的信用水平和经营状况，提供给客户超过其偿债能力的授信额度，进而形成大量应收账款且长期积压，降低了资金利用效率，提高了企业运营风险。
（四）涉及应收账款追回的法律诉讼，证据收集缺乏完整性和时效性
对于拒不履行合同义务又无法采取其他制约手段清收欠款的客户，企业应及时采取法律手段清理欠款，维护企业利益。其中，企业能够提供有效且完整的欠款询证、催款记录等证据，对于获得胜诉至关重要。但大多数企业在应收账款管理过程中，往往容易忽视这一环节。如何在销售流程中及时有效地收集强有力的证据，将成为重要的一环。
（五）配套的信息化系统支持缺位
在应收账款的管理上，很多企业借助ERP系统管理软件的功能模块进行管理。ERP软件系统采用流程化、标准化的处理模式，但其智能化程度较低，各功能模块之间独立性较强，难以实现数据间互通互享，无法及时对数据进行有效分析和信息提取。此外，现有信息化系统无法对即将到期的应收账款发出预警。同时，财务、市场及业务部门掌握的客户信息不对称，无法满足业财融合的需求。
应收账款全生命周期管理信息化建设主要借助协同办公软件，支持信息自动化传输、审批流程线上办理，实现分布式协同办公，不但可以提高工作效率，也方便管理层作出决策。同时，协同办公软件可与金税系统、财务系统等进行数据交换，实现数据共享，构建符合公司业务发展的应收管理平台。
建立应收账款全生命周期管控流程，从应收账款的预防、产生、监控、预警、回款及讼诉等方面，借助信息化手段进行管控，具体流程如图1所示。
（一）应收账款的预防
应收账款的对象是客户，如何动态管理客户的信用等级，建立有效、合理的客户信用等级模型，成为应收账款管理的一项重点工作。信用等级模型应充分考虑客户的经营规模、经营状态、风险情况、应收余额、回款周期等。信用等级模型搭建，涉及客户信用初评、调整及复评。模型初建后，应结合企业实际运营情况进行动态调整，最后趋于稳定。模型中的部分信息来自于客户自有信息，部分来自于实际经营中的应收数据，故在信息化系统建设过程中，要获取应收账款金额、产生时间及回款时间等数据。
搭建客户信用等级模型，初步识别风险客户，是经营销售的前提工作。同时，对于不同信用等级的客户，执行不同的信用政策。各企业的信用政策，可根据实际经营工作需要进行设置。随着信用等级模型中各参数的变化，客户信用等级也需动态调整。
（二）应收账款的产生
销售业务的首要工作是签订销售合同，建立销售合同在线生成及审批流程。销售合同在线生成流程，指系统内置合同模板，可编辑部分包括商务条款及业务内容，分别由销售人员和业务人员填写，填写完成提交后自动生成合同电子文本。商务条款包括客户名称、合同金额、支付方式等，业务部分包括与业务相关的任务书、进度表、产出物等。销售合同在线审批流程，申请审批单中需要加入客户信用等级，审批流程需要经过市场部门、业务部门、法务部门、财务部门及总经理审批，审批通过后完成电子签章备档或双章扫描件备档。合同备档完成后，方可进行后续开票事项。
发票申请以销售合同为基础，在发票申请单中自动带入合同信息，同时自动生成实际开票时间，并由市场人员填写预计回款时间，后续作为预警依据。合同中约定的预计回款时间，要参考客户信用等级约定的回款时间，不能晚于其回款时间。随着新收入准则的实施，款项催缴不仅包括应收账款，即已确认收入的，还应包括按照合同约定开票客户预付部分款项，一并跟进。
（三）应收账款的监控
应收账款一经产生，就应将其列入信用管理档案进行监控。市场人员在邮寄发票时，要与客户进行确认，在发票邮寄到达后再次确认，并在协同管理系统发票申请单中上传发票已收到证据，如邮寄信息或确认已收到信息。
图1：应收账款全生命周期流程图
图2：应收账款回款流程
根据开票时间、预计回款时间，设置提醒规则及频率，如在预计回款时间前N月，进行月度提醒；
如进入预计回款时间当月，则以周度提醒。在市场人员收到提醒后，要通过电子邮件、手机信息或电话等方式，及时询问和沟通服务或商品提供情况、票据、付款准备情况并提醒和督促客户及时付款，同时上传沟通结果及佐证材料。依据沟通或合同约定确定并记录预计付款时间，积极跟踪企业付款进度。
（四）应收账款的预警
若应收账款已回款，则将该笔应收账款关闭，否则实时跟进每笔应收的催款情况，部分字段从发票申请单中带入，状态为根据应收回款进度进行的分类。
（五）应收账款回款
现金流数据进入系统，启动自动匹配功能，若匹配到同一客户相同金额应收账款，则自动发起确认流程，经市场部门、财务部门确认后，核销该笔应收，否则进入预收池。对于预收池中的数据，定期进行自动匹配，再次匹配相同客户相同金额数据，同以上自动匹配流程。对于预收池中的数据，付款金额与应收金额不一致的情况，可通过人工匹配功能实现核销，如一笔付款，支付两笔应收，或一笔付款，冲一笔应收账款中的部分金额，具体流程如图2所示。
（六）法律诉讼
对账单作为法律诉讼的关键证据，应将其常规化，确定对账单模板，根据应收账款数据，自动生成对账单。对于预计进入法律程序的应收账款，由市场人员申请，法务部门审批，应收账款对应的合同、发票、回款等信息随申请单一同共享至法务部门。
应收账款的管理需要建立内控管理制度，设定销售管理流程，同时需要搭建完善的绩效考核机制。信息化系统的建设有助于内控制度及流程的实现，也使得应收账款的管理不再被动。
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