医院招聘简历系统的设计思路与优化建议
张远锋
(广州中医药大学第一附属医院人事处，广州市 510405)
人才招聘是医院人才队伍建设及发展的重要途径，人才招聘的信息化建设是当前人才竞争战中重要的技术手段[1]。医院招聘工作规范性要求高、招聘工作量大、涉及面广。以广州中医药大学第一附属医院为例，医院的招聘类型分为年度各类专业技术人员招聘、中医专科培训医师和中医住院培训医师的招聘、劳务派遣人员的招聘以及博士后、高层次人才引进等。作为高速发展的大型三级甲等综合性中医院，医院的各类人才招聘需求一直在增加，对招聘的信息化要求也越来越高。近年来，信息化建设得到社会各界的普遍重视，全国各地医院的招聘管理信息化也取得了显著的进展，对于个性化的要求越来越凸显[2]。医院人才招聘信息化建设是满足信息化时代对医院招聘的要求，也是医院人力资源发展的方向[3]。
医院人才的竞争，归根结底是软实力的竞争，也是硬实力的竞争。在日益精细化的招聘需求下，结合医院的实际情况，构建出符合当前环境下高质量的招聘简历系统，高效率地完成各项招聘任务，是医院医疗人才争夺战中的首发战场。
相比互联网企业，医院招聘简历系统的发展起步慢，技术落后，缺乏行业规范。笔者对比广州地区多家大型医院，发现简历系统模板并没有统一标准，各家招聘简历系统都是按照自己的侧重点进行设计——有的偏向教育背景和实践经验，有的则偏向科研业绩和获奖项目[4]。对人才的评价并没有一个全面和整体的维度，投递简历的方式也不尽相同：有的是在医院官网开辟出人才招聘栏目，建立简历系统方便接收和管理应聘者信息；
有的借助第三方如“智联招聘”“前程无忧”“丁香园”等的简历投递系统，这种简历接收方式不利于保护应聘者的隐私以及难以针对医院的实际情况进行自定义的模板设置[5]；
还有的医院直接在招聘启事附上自己的简历模板，采取人力资源(HR)邮箱接收的方式进行汇总收集，这种方式最为传统，效率也最低，需要花费大量人力物力去整理，非常容易出错，不利于信息重复利用[6]。以上几种接收简历的方式都存在缺陷，因此笔者更建议医院建立起自己专属的招聘简历系统。
2.1 前端设计
用户界面和交互体验的好坏，是评价简历系统的第一张名片，是外部评价的直观来源。因此，在简历系统的前端设计环节，应该充分围绕着应聘者填报数据的完整性和真实性去设计，同时兼顾考虑用户的界面和交互的友好性。如何引导应聘者把医院需要获取的信息以及应聘者想表达的信息填写完整，并且数据真实可靠，是简历系统前端的设计思路。
2.1.1 支持自定义简历模板，合理设置简历字段。简历系统的设计需要根据需求自定义简历模板，来满足医院方收集不同应聘人员的不同侧重点信息。另外，简历字段的设置还应结合医院的实际情况进行设计，来达到个性化招聘的需求。比如医院在招聘中医师时，设置“是否有中医专科医师培训合格证”作为其中一个中医师能力的考量维度；
又比如在招聘高层次人才的时候，设置“发表学术论文情况”“主持或参与科研项目情况”“国内外学习/进修经历”等简历填写模块来增进对应聘人员能力的了解。此外，在必填和选填的字段设计上，也要兼顾尽可能多的情况，覆盖尽可能多不同的应聘人员，让简历系统具有广泛人群适应性和特定人员针对性。
2.1.2 建立数据字典，规范简历用词。对于既定的简历字段，在设计时就要充分考虑每个字段是否有可供选择的选项给应聘者选择，设计者应站在简历筛选的角度，为简历字段设置合理的数据字典。如在设计“毕业院校”时参考教育部公布各省的毕业院校名称作为参考；
又比如为“毕业专业”和“学位”设置数据字典时，应用教育部公布的最新不同学历层级的专业目录和学位目录作为参考。为了确保数据的准确性，在简历填写时，应尽可能用做选择题并借助于关键字填充技术的方式代替传统做填空题的方式呈现，这样不仅可以规范简历用词，也可以提高应聘者填写简历的效率。
2.1.3 数据合法性校验和联动校验。为了确保简历信息的准确性，必不可少的一个步骤便是对所设置的简历字段进行合法性校验和联动校验。如对简历上出现的身份证号码、邮箱、手机号码等字段进行校验，在设计时需要设置好校验规则，在应聘者填写相应字段时自动校验数据的合法性。此外，还需要对看似单独的字段进行联动校验，如把身份证号码、出生日期、性别字段关联起来，自动联动填充并且不能修改，如填错需要修改，则只需要修改数据源头——身份证号码即可。为了实现多维度的合法校验，需要增加对简历填写的上下文做关联校验，如应聘者在“是否应届毕业生”选项中勾选了“否”，则系统要求附件中的毕业证为必传项，应聘者必须完成毕业证的上传才能通过校验提交；
在计算工作年限的时候，根据应聘者填写的履历起始日期，系统自动计算工作年限并做填充；
在填写专业技术资格时，应聘者选择某一专业技术资格名称，系统自动识别填充职称级别等。在填报简历时设置了各种数据的校验和关联机制，可以提高填写效率，又可以保证填写的准确性。
2.1.4 提交前的信息复核及志愿绑定。为了提醒应聘人员检查所填写的简历信息，确保提交的信息准确无误，系统首先会提示需要勾选诚信条款——“我认同医院正直诚信价值观，承诺所填简历真实可信，并对由于提供虚假信息而引发的结果承担相应的法律责任，如有虚假，责任自负”。完成勾选后，系统提示需要完成信息复核，即将HR重点关注的字段信息(如姓名、身份证号码、毕业院校、最高学历和毕业专业、最高专业技术资格等)提取出来，做一个简单的复核页面，让应聘者再次做检查和确认。如有误则返回修改，无误后点击确认进入到具体岗位申请界面，利用页面的跳转技术一步步地引导应聘者完成所需应聘岗位的申请操作。有了申请岗位记录后应聘者还可针对自己申请的岗位进行志愿管理，把具体的简历信息和岗位申请意愿进行绑定，生成应聘记录，至此完成整个简历的投递过程。
2.2 后台设计
后台管理的便捷和数据处理的效率，是评价简历系统的第二张名片，是内部评价的主要影响因素。因此，简历系统的后台设计环节，应该围绕招聘管理员的工作效率进行，即在保证准确的前提下，尽可能的提高简历筛选和人才招聘各环节的效率。
2.2.1 高效智能筛选简历。筛选简历的基础是要求系统后台有直观显示的简历界面。如何能高效智能地完成简历筛选工作，是简历系统后台设计的核心考虑要素。
为保证简历人员的唯一性，需要在系统上给每一份简历设置应聘编号。即每一个对应的身份证账号或手机号账号，都有唯一的识别码，这样有效地避免了应聘者出现重复注册和重复投递的情况，同时也有效地提高了招聘管理员筛选简历的效率，避免了花大量的时间去甄别重复的简历。
在系统上引入“第一志愿”标识。即对于同一批次或不同批次放出来的网申岗位，允许应聘者同时申请一个或多个岗位，但设定第一志愿岗位具有唯一性。不管同时申请多少个岗位，系统只允许网申用户只有一个第一志愿。这样设置的好处是可以让招聘管理员在后台审核界面里面清楚地看到该应聘者所有的申请岗位记录和志愿情况，方便招聘管理员准确获取应聘者的最优应聘意图，然后根据医院的实际岗位招聘情况(如岗位的招聘难度和人才匹配情况)，选择是否只考虑第一志愿岗位还是同步考虑其他志愿的调配情况进行岗位的简历筛选，进而确认通过简历筛选的名单进入考核环节。
为提高筛选简历效率，需要设置多个自定义简历筛选条件(如应聘部门、应聘岗位、简历筛选状态、姓名、投递时间、招聘批次、是否第一志愿等)，招聘管理员可以根据需要灵活设定简历筛选条件，以快速获取特定条件下应聘人员的简历报名情况。
2.2.2 便捷的招聘进度通知。医院招聘时效性要求高、涉及面广，每一个招聘环节都需要通过通知公告或通知平台与应聘者保持联系和互动，那么便捷的招聘进度通知工具，便是招聘管理员手中有效提高招聘效率的利器。
在简历系统后台设计阶段，应充分意识到简历系统通知模块的重要作用。为了方便应聘者在线收发信件和反馈信息，需要在应聘者管理界面端专门设置站内信箱用于收发站内信，建立起沟通的桥梁。但在笔者具体的实践中发现，几乎很少应聘者会登录简历系统查看和反馈消息，他们习惯离线收发短信，查阅公告。因此，在理解和摸透用户习惯和行为的前提下，本研究还做了进一步的尝试，即把站内信定位为辅助功能，在后台集成一套基于简历系统的短信平台，打造专属招聘使用的“通知中心”，支持单发或批量发送并且贯穿整个招聘环节。有了高效智能的简历筛选功能和通知中心平台，招聘管理员便可以非常便捷地在招聘各阶段通过站内信和短信功能把相关的招聘消息同步推送出去，以此得到应聘者的及时响应。
为了方便应聘者回复和后台统计相关数据，需要在后台设计一个简短的调查问卷并生成链接，或在系统为每一位面试邀请者自动生成专属面试邀请码，配合面试邀请消息推送到应聘者手机，让其在规定的时间内点击指定链接操作回复是否参加面试。后台进一步设计出自动统计功能来统计应聘者的回复情况(如参加90人，放弃5人，未确认5人)，以此来精准安排和控制面试时间。在发邀请的同时，还可以把医院官网的通知公告或者准考证链接一并推送出去，让应聘者可以方便和详细地阅读到招聘考核要点，把握考核要求。
2.2.3 多维度的招聘报表。在招聘过程中，常常需要分析数据来支撑决策或评估招聘效果，这就要求在设计简历系统时，考虑加入系统的报表功能。如一年中哪个时间段投简历的人比较多？一天中哪个时间段投递简历的人比较多？又如一年中哪个时间段是应届毕业生相对集中找工作的时间？这些数据的分析反过来又可以给招聘管理员启示，从而指导和调节招聘计划的发布。在招聘考核过后，招聘管理员还需要回到简历库去分析岗位的招聘效率、招录比等情况，因此各式多维度的招聘报表，是后台设计必不可少的一部分。
2.2.4 打造专属人才库。医院的简历系统自2019年下半年上线运营以来，截至目前，后台共收到了12 588份简历。简历的利用不仅仅是在招聘考核阶段，还可以在招聘考核各个环节。如分析不同专业的人才市场稀缺程度，分析不同岗位的专业匹配程度。对于一些比较难招的岗位和一些市场稀缺的人才简历，医院方可以打造专属的人才数据库，在简历系统后台专门开辟人才库栏目，按照岗位分类对人才简历进行收集和维护。在有必要的时候，还可以对高度匹配岗位需求的人员进行针对性的沟通以达到招聘的目的。除此之外，系统还可以自动对简历库进行分析，将一些投递简历比较少的岗位进行汇总和预警，给招聘管理员及时提供有效的数据参考，指导招聘策略和行为。
尽管医院在设计系统的时候考虑了以上的想法，但由于软件供应商的开发进度以及具体实施过程中不可控的因素(如医院方的政策调整，软硬件的适配等)，招聘简历系统设计的功能尚未能完全实现。在平时的使用过程中，医院也是在不断的对系统进行优化和完善。本研究结合当前医院日益信息化的大环境，提出系统的三点优化建议。
3.1 多终端界面适配及简历投递，实现平台的跨越
移动互联网5G时代，移动终端的处理效率大大提高。从手机浏览网页，到登录各种应用系统平台完成各项管理工作。随着各平台机构应用系统不断的技术革新，现在的医院招聘简历系统设计，应朝着多终端界面适配的方向去努力，为实现平台跨越的主流发展方向去突破。有了移动端和电脑端的配合，应聘者可以随时随地通过移动设备快速完成简历填报和投递需求，与医院方沟通互动。医院方应最大程度打开人才入口，人事部门可以通过手机端随时随地查看、筛选简历，使招聘管理更加的方便和高效。多终端适配还需要考虑数据共享和同步操作的要求，应打破信息的孤岛效应，打破数据壁垒，让多平台共享访问一个数据库里面的数据，从而真正实现跨平台的要求。
3.2 联动医院微信公众号，搭建全方位沟通桥梁
近年来，微信公众号在医院信息平台的应用越来越成熟，患者只要关注了医院的微信公众号，便可以非常便捷的收到来自医院就诊活动中各个环节的温馨提示。以此得到启发，医院面对应聘者的应聘活动，也可以充分利用好医院微信公众号平台，把相应的消息管理功能集成到医院招聘简历系统去设计和开发，把简历系统的通知信息和温馨提示等内容在微信公众号里面推送。为实现这个功能，医院需要把应聘者投递简历的行为和关注医院公众号的动作捆绑起来，做好简历界面的引导(可设计操作向导，引导应聘者填写和投递简历)，确保应聘者只有在关注了医院微信公众号以后才能继续完成简历投递动作，从而实现简历系统和微信公众号的关联，为后续招聘环节建立起随时随地沟通的桥梁，方便招聘流程高效地开展。
3.3 作为子系统衔接招聘考核全过程，实现人才数据闭环管理
过去医院的招聘简历系统是独立的一个小系统，招聘管理员需要把应聘人员信息导出Excel表格线下处理，筛选并整理后又把符合面试要求的人员信息导入到招聘考核评分系统里面进行后续的考核操作。而招聘的通知，则需要借助医院的短信平台推送出去。简历系统和其关联的系统相对独立，数据得不到关联和共享使用，工作效率低。因此，医院应该把招聘简历系统看作是招聘管理系统的子系统，衔接招聘考核全过程，把招聘考核的各环节视作一个整体，结合医院的实际情况和特色，打造贯穿于医院招聘考核各个环节的招聘考核系统(岗位需求分析—招聘计划发布—应聘申请—考核流程管理—人才入职—岗位招聘分析)。
为实现招聘简历系统融入到医院整体的招聘考核方案，就需要从一开始就考虑简历系统的字段兼容性问题，考虑医院员工信息管理系统数据对接的问题。合理的字段设置和一致的数据字典，可以让数据走在管理者的前面，让数据真正的贯通整个考核过程。有了人才数据流的完整输入输出，全过程的招聘流程优化和跟踪管理，招聘流程完成后自动触发入职流程，由招聘管理员确认入职人员信息，一键导入员工管理系统，大幅减轻了人事部门对新入职员工的信息采集工作，实现人才数据的闭环管理。
有了丰富和完整的数据流以后，系统可以提供各式各样的统计图表和自定义招聘报表，能够对实时数据进行报表分析，为医院后续的招聘提供数据运营支持的同时也能很好的总结分析招聘需求和效率，使招聘工作更加智能化，系统化。
考虑医院人事招聘工作实际需求和普遍医院发展情况，尚与智能化存在一定的差距。医院在招聘时仍处于信息化不断探索优化的阶段。因此选择普适性的系统设计理念，结合各医院实际，制定出的招聘简历系统，可以为医院的进一步人才竞争提供有力的技术支持。从而带来人才发展更好的效果，促进医学技术水平的总体提升[7]。笔者认为，未来的医院招聘简历系统，正向着多终端、智能化、系统化、全过程的趋势发展，从而更好的服务于医院人才招聘工作。
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