邮件签名格式

篇一：邮件签名格式

　　现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。

　　据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

　　写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

　　我为您整理出了史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助!

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职场礼仪:电子邮件要注意哪些措辞

　　关于主题

　　主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

　　1.一定不要空白标题，这是最失礼的

　　2.标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用…才能显示完你的标题

　　3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”

　　4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

　　5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

　　6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

　　关于称呼与问候

　　1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

　　邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

　　如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

　　2.Email开头结尾最好要有问候语

　　最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”;结尾常见的写个BestRegards，

　　中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

　　俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

　　关于正文

　　1.Email正文要简明扼要，行文通顺

　　Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

　　正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

　　2.注意Email的论述语气

　　根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

　　尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

　　电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

　　3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

　　如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

　　4.一次邮件交待完整信息

　　最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

　　5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

　　这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

　　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

　　6.合理提示重要信息

　　不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

　　7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

　　对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

　　8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

　　BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:)

　　附件

　　1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

　　2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

　　3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

　　4.附件数目不宜

　　超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

　　6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，

　　语言的选择和汉字编码

　　1.只在必要的时候才使用英文邮件

　　英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

　　2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

　　如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

　　3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

　　4.选择便于阅度的字号和字体

　　中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

　　结尾签名

　　每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

　　1.签名信息不宜过多

　　电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

　　引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

　　2.不要只用一个签名档

　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。

　　3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

　　回复技巧

　　1.及时回复Email

　　收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

　　对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

　　如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

　　如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

　　2.进行针对性回复

　　当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

　　3.回复不得少于10个字

　　对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

　　4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

　　如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

　　对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

　　5.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)

　　如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

　　如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

　　如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

　　点击“回复全部”前，要三思而行!

　　6.主动控制邮件的来往

　　为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

　　正确使用发送，抄送，密送

　　要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

　　1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

　　2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

　　3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

　　4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

　　5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

　　6、转发邮件要突出信息

　　在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

　　如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

　　怎么样，经过这一系列的讨论，大家对职场电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了吧!归结到底，两句话：只发有必要的邮件，认真发邮件

签名格式_职场商务电子

篇二：邮件签名格式

　　电子邮件可以是文字、图象、声音等各种方式。同时，我们可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。QQ邮箱是腾讯公司2002年推出，向用户提供安全、稳定、快速、便捷电子邮件服务的邮箱产品，已为超过1亿的邮箱用户提供免费和增值邮箱服务。QQ邮件服务以高速电信骨干网为强大后盾，独有独立的境外邮件出口链路，免受境内外网络瓶颈影响，全球传信。采用高容错性的内部服务器架构，确保任何故障都不影响用户的使用，随时随地稳定登录邮箱，收发邮件通畅无阻。

　　qq邮箱实在是方便，和QQ连在一起，但是QQ邮箱格式怎么写呢?

　　QQ邮箱的格式很简单，只要在你的QQ号后面加上@qq.com 即可 你的邮箱也就是你的QQ号后面加@qq.com 比如我的QQ号是402055

　　那么我的QQ邮箱就是402055@qq.com 大家登录QQ邮箱可以直接在QQ画面板打开或者直接打开mail.qq.com

　　电子邮箱格式

　　电子邮箱格式通常以类似guangjia@mail.com出现，前面的guangjia为您注册时的用户名，mail.com为注册电子邮箱的域名，该域名后缀由电子邮箱注册网站的域名，假如在新浪注册电子邮箱，那么@后面的地址应该为sina.com.cn，假如在网易163注册电子邮箱，就应该为163.com，@为电子邮箱分隔符，根据国际惯例@符号为典型的电子邮箱地址格式分隔符，在@之前为电子邮箱的用户名，在@之后为电子邮箱的服务器域名地址(与邮箱注册网站的地址一致) ;

　　标准的电子邮箱格式1，如：45678@qq.com;其中45678为用户申请时的用户名，qq.com为提供电子邮箱服务的网站腾讯qq的地址，而@依然是电子邮箱分隔符;表示QQ电子邮箱;

　　标准的电子邮箱格式2，如：guangjia@163.com;其中xiaoqiang即为用户名，163.com为提供电子邮箱服务的网站网易163的地址，而@为用户名和邮箱服务器地址的分隔符;表示网易电子邮箱;

　　申请电子邮箱时的格式

　　申请电子邮箱时的格式怎么写呢?我们以申请qq邮箱为例做一个演示吧：

　　首先，打开网易163邮箱的申请地址：mail.163.com;

　　打开后点击“注册”，来到电子邮箱注册页面;

　　在邮件地址中输入您的用户名，任何电子邮箱地址都只能由英文、数字或英文+数字组成，不能出现中文汉字，用户名尽量采用简单明了，且有特定意义容易记忆的拼音或拼音+数字，假如您姓王，生日为1984年9月30日，即可采用wang1984930作为用户名，总之简单好记;

　　@后面的163.com就是网易提供电子邮箱服务的域名地址，当使用wang1984930作为用户名注册之后，完整的电子邮箱地址即为：wang1984930@163.com;

　　连续两次输入您将要设置的密码后，在按照提示输入手机号和图片中的验证码之后，电子邮箱即注册成功;

　　总结：标准的电子邮箱格式如：xiaoqiang@163.com，xiaoqiang为您注册时的用户名，163.com为网易邮箱的地址，@为电子邮箱专用的分隔符，通常只要有@符号出现的地址均为电子邮箱地址;电子邮箱格式怎么写?如：45678@qq.com

　　常见问题

　　1.为什么不能用绑定的Email登录我的QQ音乐、QQ游戏、QQ秀等业务?

　　只能使用绑定的Email登录QQ，其他如QQ音乐、QQ游戏、QQ秀、QQ宠物等暂时不支持Email帐号登录 ，包括修改密码和找回帐号。

　　2.使用Email帐号后，想查看Email帐号对应的QQ号码怎么办?

　　打开QQ客户端，进入个人设置——>个人资料页卡，在用户帐号后面可以看见自己的QQ号。

　　3.除了在注册邮箱帐号时，事后还可以在哪里将Email作为QQ登录帐号? 如果已有QQ号码，可以将其绑定一个Email帐号，替代QQ号码来登录QQ(每个QQ号只能绑定一个邮件帐号)。可以在QQ的个人资料中通过“使用Email地址作为帐号”进行设置(绑定Email帐号需要QQ2007正式版或之后的版本。同样的位置，也可以解除绑定)。

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　　QQ邮箱发展历史

　　最早的QQ邮箱还只是QQ用户之间发送域内消息的工具，不支持向外域发送邮件。后来开放了向外域发送功能，这是才能成为真正的邮箱。免费用户容量为5M，最大附件4M，的确小的可怜。通过捆绑在QQ客户端的软件登陆，速度还不错，而那时网易和Gmail的容量都早已上G了。在2005年，QQ邮箱不具有竞争上的优势。

　　页面说明QQ邮箱开始改变是在2006年。在2005年末QQ邮箱推出了3.0Beta版，获得内测资格后容量由5M直接升级到了1G，附件增加到20M。3.0的界面风格还是很漂亮的。

　　当时3.0版和简易版可以互相切换，简易版基本上仍旧是原版，甚至可以说是简陋版，界面丑的可以了。但是在06年末的时候，简易版突然发生了比较大的改观，界面变得类似Gmail，当然美观了许多。从某方面来说简洁版甚至比3.0版更加方便快捷。后来简洁版经历了几次的改进之后，彻底取代了3.0版，并改名为QQ邮箱2007版。

　　自从“进化”到2007版以后，QQ邮箱便频繁发力，几乎在不停的更新。主要的更新有：开发换肤功能、增加POP文件夹、增加QQ邮件订阅、添加邮件记事本、增加清理助手、开通自助服务、增设独立密码，然后便是最近的500MB文件中转站。QQ邮箱在不停的更新中变得越来越完美，成为QQ邮箱最喜欢的邮箱之一。

　　QQ邮箱2010最新版QQ邮箱一些细节方面做的很好，类如可以显示发信进度，还有随节日更换的Logo等等。每次QQ邮箱的更新都会给人耳目一新的感觉。期待着QQ邮箱在未来能给QQ邮箱更多的惊喜。

　　会员邮箱

　　概述：@vip.qq .com是QQ邮箱提供的新的邮件地址，即在现有QQ邮箱内，追加一个的新地址。连同@qq .com的域名，可以使一个QQ邮箱可以拥有两个域名。

　　获取：需要通过付费开通QQ会员服务才可以注册获得，注册后域名无法更改，QQ会员服务到期后可以继续使用。

　　特征：原有的邮件地址仍然可用，多个地址可以共用同一个邮箱。

　　功能：与以前推出的域名相比，并不拥有功能上的差别(例如邮箱大小不会变)

　　英文邮箱

　　在注册英文邮箱帐号时，可以同时将其作为QQ登录帐号。

　　这里所指的是：可以用英文邮箱帐号来登录QQ，就像QQ号码一样。这样无须记忆一串无规则的长数字，Email更容易记忆和传播。

qq邮箱格式怎么写

篇三：电子邮件签名模板

篇四：员工邮件签名格式要求及设置步骤

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